Dalam era di mana rantai pasokan menjadi tulang punggung kesuksesan sebuah bisnis, memahami bagaimana Warehouse Management System dapat membentuk operasi gudang menjadi lebih efektif adalah kunci utama bagi perusahaan yang ingin tetap bersaing di pasar yang dinamis ini. Teknologi ini bukan hanya menjadi alat bantu, melainkan sebagai fondasi yang mendasari kemajuan operasional dan kesuksesan bisnis di era modern.
Key Takeaways:
- Warehouse Management System (WMS) adalah software yang memiliki fitur pengelolaan operasional gudang untuk memudahkan perusahaan mengatur lokasi penyimpanan barang.
- Warehouse Management System memiliki 3 konsep yakni FIFO (First In First Out), LIFO (Last In First Out), dan FEFO (First Expired First Out).
- Tips memilih Warehouse Management System yang tepat adalah dengan menyesuaikan pada kebutuhan bisnis Anda, mencari informasi terkait WMS, serta teliti dalam memilih vendor WMS.
Gudang bukan lagi sekadar tempat penyimpanan barang, melainkan pusat vital yang membutuhkan tata kelola yang cermat untuk mengatasi tantangan logistik dan memanfaatkan peluang pertumbuhan.
Dalam artikel ini, kita akan membahas peran yang dimainkan oleh Warehouse Management System dalam mengoptimalkan efisiensi gudang, terutama yang berhubungan dengan stok barang, mengatur lokasi penyimpanan barang, mengidentifikasi strategi pemilihan Warehouse Management System yang tepat, hingga mengatasi tantangan yang mungkin terjadi.
Apa Itu Warehouse Management System (WMS)?
Sistem Manajemen Gudang atau Warehouse Management System (WMS) adalah software yang dirancang untuk mengelola dan mengoptimalkan operasi gudang. Sistem ini memiliki fitur untuk memudahkan perusahaan karena dapat membantu memantau dan mengolah berbagai data dalam gudang, seperti proses operasional pergudangan, mengatur lokasi penyimpanan barang, pengambilan pesanan, pengepakan barang, hingga pengiriman barang.
WMS memiliki tujuan untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, kecepatan dalam handling proses dan visibilitas dalam pengelolaan stok barang. Selain itu, membantu perusahaan untuk mudah mengatur tempat penyimpanan barang produksi, membantu mengatur alur kerja logistik yang ada di dalam gudang perusahaan dan pelacakan proses pengiriman barang secara berkala.
Fitur pada Sistem Manajemen Pergudangan
Warehouse Management System telah menjadi tulang punggung dalam mengelola dan mengoptimalkan operasi pergudangan di era modern. Dengan kemajuan teknologi, WMS menjadi kunci dalam memastikan efisiensi, akurasi, dan keterandalan dalam penyimpanan serta distribusi barang. Menurut laman Radius Logistics Warehouse, terdapat beberapa fitur umum yang ada pada WMS, meliputi:
1. Penerimaan Barang
Memantau penerimaan barang dari pemasok dan mendokumentasikan informasi, seperti jumlah, kualitas, dan lokasi penyimpanan.
2. Penyimpanan Barang
Mengoptimalkan penempatan barang di dalam gudang untuk memastikan efisiensi dan ketersediaan barang yang mudah diakses.
3. Pengambilan Pesanan
Membantu dalam proses pengambilan pesanan dengan memberikan petunjuk langsung kepada pekerja gudang untuk mengumpulkan barang-barang yang diperlukan.
4. Pengepakan Barang
Memantau dan mengelola proses pengepakan pesanan untuk memastikan barang dikemas dengan benar sebelum dikirim.
5. Pengiriman Barang
Memantau dan mengelola proses pengiriman barang, termasuk pengaturan rute pengiriman dan koordinasi dengan penyedia jasa pengiriman.
6. Manajemen Stok Barang
Menyediakan pemantauan real-time terhadap stok barang dan memberikan laporan mengenai pergerakan stok barang masuk maupun keluar.
7. Pelacakan Barang
Memungkinkan pelacakan dan pemantauan posisi barang di dalam gudang.
8. Kemampuan teknologi RFID dan scan barcode
Kemampuan ini memungkinkan untuk mengurangi waktu proses input data secara manual.
Baca juga: RFID adalah Teknologi Pintar untuk Hidup Lebih Efisien
9. Sistem yang user-friendly bagi pengguna
Sistem perangkat lunak yang dirancang dengan baik dan intuitif dapat mempermudah penggunanya untuk berinteraksi dengan sistem secara lebih efektif, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan produktivitas, menjadikannya fitur penting yang perlu dipertimbangkan saat memilih WMS.
Implementasi sistem manajemen pergudangan dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko kesalahan manusia, meningkatkan ketepatan stok barang, memberikan kecepatan dalam handling proses, dan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap seluruh rantai pasok. Sistem ini sering kali terintegrasi dengan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) untuk menyediakan informasi yang lebih holistik tentang operasi bisnis secara keseluruhan.
Bagaimana Konsep WMS Berjalan dalam Bisnis?
Konsep Warehouse Management System dalam bisnis melibatkan penerapan sistem perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengoptimalkan operasi gudang. Dalam menjalankan pengelolaan gudang melalui WMS, terdapat beberapa konsep yang dapat diterapkan.
Seperti yang dikutip dari laman web Kawan Lama, konsep pertama yang umumnya digunakan adalah FIFO (First In First Out), di mana barang yang pertama masuk akan menjadi yang pertama dikeluarkan.
Konsep kedua yang bisa diaplikasikan dalam manajemen gudang adalah LIFO (Last In First Out). LIFO adalah proses barang yang terakhir masuk akan menjadi prioritas pertama untuk dikeluarkan. Sebagai contoh, pada pengelolaan pasir, pasir yang paling baru masuk akan diambil terlebih dahulu.
Selanjutnya ada FEFO (First Expired First Out), yaitu barang yang mendekati tanggal kedaluwarsa harus diprioritaskan untuk dikeluarkan terlebih dahulu. Konsep FEFO umumnya diterapkan pada produk seperti makanan, minuman, obat-obatan, dan suplemen. Barang-barang ini memiliki waktu penyimpanan sebentar dan memiliki risiko rusak paling cepat, sehingga perlu dikeluarkan lebih dulu.
Dalam penggunaan WMS, biasanya digunakan barcode scanner atau kode unik untuk mengidentifikasi barang yang sudah diintegrasikan di seluruh cabang atau penyimpanan gudang milik suatu perusahaan. WMS akan memberikan informasi tentang lokasi barang dan penataan barang yang kemudian dicatat melalui barcode scanner atau pemindaian barcode lokasi untuk menghindari kelalaian.
Melalui implementasi konsep WMS, bisnis dapat mencapai efisiensi operasional, mengurangi biaya, meningkatkan akurasi, dan secara keseluruhan, memberikan fondasi yang kokoh untuk pengelolaan gudang yang sukses.
Baca juga: Optimalkan Armada Bisnis dengan Fleet Management System Terkini
Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Pergudangan Untuk Bisnis
1. Efisiensi Operasional Gudang
Manajemen gudang mengurangi keterlambatan dan kesalahan manusia dalam proses operasional gudang, meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara keseluruhan.
2. Akurasi Stok Barang yang Masuk ke Gudang
Dengan memantau stok barang secara langsung, manajemen gudang membantu mengurangi kesalahan persediaan dan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap tingkat persediaan barang.
3. Responsibilitas Terhadap Permintaan Pasar
Manajemen gudang memungkinkan untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan dengan fluktuasi permintaan pasar atau perubahan kondisi bisnis.
4. Pelacakan dan Pelaporan
Informasi pelacakan yang akurat dan laporan analisis dapat membantu manajemen membuat keputusan yang lebih baik untuk meningkatkan operasional dan strategi bisnis. Ini karena management system mudah mengatur tempat penyimpanan stok barang dengan lebih optimal.
5. Optimasi Penugasan Tenaga Kerja
Sistem ini membantu dalam manajemen tenaga kerja dengan penjadwalan tugas yang efisien, pemantauan produktivitas, dan pengelolaan waktu istirahat.
Kapan Bisnis Perlu Menerapkan Manajemen Gudang?
Penggunaan manajemen gudang dapat menjadi langkah strategis untuk berbagai jenis bisnis, terutama ketika menghadapi pertumbuhan, kompleksitas operasional, atau perubahan dalam skala operasi.
Berikut adalah beberapa situasi ketika bisnis perlu mempertimbangkan menerapkan sistem manajemen pergudangan:
1. Saat Bisnis Mengalami Pertumbuhan yang Cepat
WMS dapat mempermudah bisnis dalam mengelola jumlah stok barang atau kompleksitas operasional, sehingga skala operasi dapat diatasi tanpa kehilangan kendali atas inventaris dan alur kerja gudang.
2. Ketidakpastian Permintaan Pasar
Jika bisnis beroperasi dalam industri yang memiliki fluktuasi permintaan pasar yang tinggi atau tuntutan musiman, manajemen ini memungkinkan gudang untuk dengan cepat menyesuaikan operasionalnya, mengoptimalkan proses pengambilan pesanan, dan menghindari risiko kelebihan atau kekurangan stok barang.
3. Sering Terjadi Human Error
Jika sering terjadi kesalahan manusia dalam proses pengambilan pesanan, pengepakan, atau pelacakan inventaris, sistem manajemen pergudangan ini dapat membantu mengurangi kesalahan ini dengan memberikan petunjuk langsung kepada pekerja gudang dan mengotomatiskan sejumlah tugas.
4. Diversifikasi Produk pada Bisnis Anda
Jika bisnis mengelola berbagai jenis produk dengan karakteristik penyimpanan dan penanganan yang berbeda, manajemen ini juga dapat membantu dalam mengelola dan mengoptimalkan penyimpanan ruang, serta memastikan bahwa setiap produk dapat diakses dengan mudah.
5. Skala Operasional Bisnis secara Internasional
Bisnis yang beroperasi di pasar internasional dengan rantai pasok global akan mendapatkan manfaat signifikan dari sistem pengelolaan pergudangan. Ini membantu dalam koordinasi dan integrasi operasi gudang di lokasi yang berbeda, meningkatkan visibilitas, dan mengurangi risiko kesalahan.
6. Membutuhkan Pelacakan Stok Real-Time
Jika bisnis membutuhkan pemantauan stok barang yang akurat dan real-time, terutama jika persediaan memiliki tingkat perputaran yang tinggi, sistem pengelolaan pergudangan memberikan visibilitas yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang tepat waktu.
Menerapkan warehouse management system bukan hanya tentang menanggapi masalah saat ini, tetapi juga membangun fondasi yang kuat untuk pertumbuhan dan kesinambungan bisnis di masa depan. Kesesuaian penggunaan warehouse management system perlu dievaluasi berdasarkan kebutuhan spesifik dan strategi bisnis masing-masing perusahaan.
Perbedaan Warehouse Management System dan Supply Chain Management
Warehouse Management System dan Supply Chain Management (SCM) adalah dua konsep yang saling terkait dalam konteks rantai pasok dalam dunia logistik pergudangan. Namun, keduanya memiliki peran yang berbeda dalam pengelolaan operasi dan aliran barang.
Berikut adalah perbedaan utama antara Warehouse Management System dan Supply Chain Management:
1. Fokus Pengelolaan
Sistem WMS berfokus pada pengelolaan operasi gudang secara spesifik. Ini mencakup penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan pesanan, pengepakan, dan pengiriman dari atau ke gudang. Warehouse Management juga beroperasi pada skala mikro, terutama berkaitan dengan kegiatan dan proses yang terjadi di dalam gudang.
Sedangkan Supply Chain Management berfokus pada End-to-End, artinya pengelolaan seluruh rantai pasokan, mulai dari pemasok hingga konsumen sebagai bagian akhir. Supply Chain mencakup perencanaan, pengadaan, produksi, distribusi, dan layanan pelanggan. Skala yang dijalankan juga makro dan melibatkan koordinasi antarberbagai elemen dalam rantai pasok, termasuk pemasok, produsen, distributor, dan pengecer.
2. Peran Utama
Salah satu peran utama WMS adalah memantau dan mengelola stok barang di dalam gudang. Ini mencakup pemantauan stok secara langsung, pengaturan lokasi penyimpanan, dan optimalisasi alur kerja di dalam gudang.
Sementara itu, peran utama SCM mencakup manajemen persediaan di berbagai lokasi, termasuk gudang, pusat distribusi, toko ritel, dan titik-titik lainnya dalam rantai pasok. SCM bertujuan untuk mengoptimalkan rantai pasok secara keseluruhan yang melibatkan perencanaan strategis, koordinasi antarmitra bisnis, manajemen risiko, dan responsibilitas terhadap dinamika pasar.
Sehingga, SCM melibatkan integrasi berbagai sistem, termasuk sistem WMS, ERP, dan sistem lainnya. Ini untuk memberikan visibilitas dan kontrol yang lebih besar terhadap seluruh rantai pasok dibandingkan WMS.
Dengan demikian, meskipun sistem Warehouse Management System adalah bagian integral dari SCM, WMS lebih fokus pada operasi gudang secara langsung, sementara SCM mencakup seluruh proses dan interaksi dalam rantai pasok. Integrasi keduanya sering kali penting untuk mencapai visibilitas dan efisiensi maksimal dalam pengelolaan rantai pasok secara keseluruhan.
Tips dalam Memilih Warehouse Management System yang Tepat
Setelah mengetahui manfaat dan waktu yang tepat sebuah bisnis memerlukan sistem WMS, lalu bagaimana dengan pemilihan sistem yang tepat untuk bisnis Anda?
Berikut beberapa tips yang dapat Anda gunakan untuk melakukan pemilihan sistem yang sesuai:
1. Evaluasi kebutuhan dan ROI bisnis Anda;
2. Memahami apa yang membuat sistem WMS bermanfaat untuk bisnis Anda;
3. Mencari informasi terkait WMS, seperti fitur perangkat lunak, layanan pelatihan, biaya perangkat lunak WMS, biaya pelatihan, fitur yang dapat dikonfigurasi, dan integrasi dengan pihak ketiga;
4. Teliti terhadap vendor yang menawarkan WMS kepada bisnis Anda, pilih vendor yang terbaik.
Penerapan Warehouse Management System bukan hanya tentang mengelola stok barang dan pesanan yang masuk ke gudang, tetapi juga menjadi katalisator dalam transformasi operasional barang yang lebih optimal, cepat, dan akurat. Ini menciptakan landasan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik, mulai dari proses pemesanan sampai pengiriman barang.
Selain itu, menerapkan sistem manajemen gudang juga membantu memberikan kontrol biaya yang lebih ketat dan meningkatkan pelayanan pelanggan. Dengan berfokus pada konsep ini, bisnis Anda dapat mengurangi pengeluaran yang tidak perlu, mengetahui pergerakan barang dengan cepat dan akurat, serta dapat memosisikan diri sebagai pemimpin dalam rantai pasok yang efisien, inovatif, dan mampu menjawab tantangan bisnis masa depan.
Baca juga: Mengenal Transportation Management System (TMS) dan Manfaatnya
Lengkapi Sistem WMS Anda dengan Pengamanan Berlapis dari MBS CCTV
Sistem WMS biasanya tidak secara khusus mencakup fasilitas CCTV atau sistem pengawasan video. WMS hanya berfokus pada manajemen dan pengoptimalan operasi gudang, termasuk pemantauan inventaris pergerakan barang, penataan lokasi barang, dan handling proses pesanan.
Oleh sebab itu, Anda dapat mengintegrasikan sistem WMS dengan keamanan CCTV sebagai bagian dari strategi pengelolaan keselamatan dan keamanan di gudang Anda. Integrasi ini dapat memberikan visibilitas tambahan terhadap kejadian di dalam gudang dan membantu dalam pemecahan masalah keamanan atau mengoptimalkan operasi.
Optimalkan keamanan operasional gudang dengan CCTV terintegrasi dari MBS CCTV. Dengan CCTV dari MBS, Anda akan menemukan bagaimana integrasi CCTV dengan Sistem Manajemen Gudang (WMS) dapat memberikan visibilitas tambahan, meningkatkan keamanan, dan mendukung pengelolaan inventaris yang lebih efisien.
Jelajahi produk CCTV kami yang dirancang khusus untuk mendukung kebutuhan gudang modern Anda. Dapatkan penawaran spesial dan konsultasi gratis hari ini untuk memastikan gudang Anda beroperasi dengan optimal.